Indemnités kilométriques : calcul et déclaration

Les indemnités kilométriques peuvent être versées par l'employeur à un salarié (remboursement de frais professionnel) ou calculées par le salarié lui-même dans le cadre de l'option pour les frais réels (déduction fiscale). Ces deux mécanismes sont distincts et ne se cumulent pas pour le même kilométrage. Lorsque l'employeur verse des IK au barème fiscal, elles sont exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème et ne sont pas imposables pour le salarié. Lorsque le salarié déclare des frais réels, il déduit ses IK calculées au barème, mais doit déclarer les éventuelles IK reçues de l'employeur pour éviter une double déduction. La règle de non-cumul est stricte : on ne peut pas déduire des indemnités kilométriques au barème ET recevoir un remboursement employeur pour les mêmes kilomètres.

Pour un travailleur non salarié soumis au régime réel (BIC ou BNC), le calcul des indemnités kilométriques s'effectue selon le même barème fiscal que pour les salariés, appliqué au kilométrage professionnel parcouru avec un véhicule personnel. La déduction s'inscrit dans la comptabilité de l'entreprise individuelle ou de la société. Un gérant de SARL qui utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels peut se faire rembourser par la SARL sur la base du barème fiscal, ce remboursement d'IK étant déductible du résultat de la société et non imposable pour le gérant (dans la limite du barème). Si le TNS opte pour la déduction des frais réels de véhicule (carburant, assurance, amortissement), il ne peut pas simultanément utiliser le barème kilométrique : il faut choisir l'une ou l'autre méthode et s'y tenir pour toute l'année.

Le trajet domicile-travail est déductible en indemnités kilométriques uniquement lorsque la distance est justifiée par des raisons professionnelles ou personnelles valables (absence de transport en commun, horaires décalés, nécessité d'emporter du matériel). La déductibilité des IK domicile-travail est limitée à 40 km par trajet (soit 80 km aller-retour) sauf si le salarié justifie que la distance excédentaire est contrainte par des circonstances particulières (par exemple, refus de déménagement pour raisons familiales lors d'une mutation). Au-delà de 40 km, la déduction est admise pour la totalité si les circonstances sont prouvées, ou plafonnée à 40 km dans le cas contraire. Cette règle est souvent mal connue et conduit des contribuables à déclarer des IK domicile-travail supérieures à ce qu'ils peuvent légitimement déduire.

Lorsqu'un salarié dispose d'un véhicule de fonction mis à sa disposition par l'employeur (pour ses trajets professionnels et, le cas échéant, personnels), il ne peut pas déduire de frais kilométriques au barème puisqu'il ne supporte pas personnellement les frais du véhicule. En revanche, le véhicule de fonction qui peut être utilisé à titre privé génère un avantage en nature imposable, calculé soit sur la base des dépenses réelles (avec une ventilation pro/perso), soit forfaitairement selon les règles URSSAF (9 % ou 12 % du prix d'achat TTC selon que l'employeur prend ou non en charge le carburant). Le salarié peut parfois contester le montant de l'avantage en nature si le forfait URSSAF surestime son usage personnel, en présentant un carnet de bord détaillé.

Pour un salarié déclarant des frais réels, les IK sont à reporter dans la déclaration 2042 aux cases 1AK/1BK. Si l'employeur a déjà versé des indemnités kilométriques, elles figurent normalement sur le bulletin de salaire ou l'attestation fiscale annuelle et doivent être déduites du total des frais réels pour éviter le double compte. Pour un TNS en BNC, les IK figurent en charges déductibles sur la déclaration 2035, ligne BT (frais de voiture). Pour un TNS en BIC, elles s'inscrivent dans les charges de la liasse 2031. Dans tous les cas, le carnet kilométrique ou l'export de l'application de suivi GPS doit être conservé et disponible sur demande de l'administration pendant 6 ans.