Notes de frais·7 min·2025-05-14
TVA sur notes de frais : récupération par catégorie de dépense
Guide complet sur la récupération de TVA sur les notes de frais : hébergement, repas, carburant, transport. Taux, conditions et règles d'exclusion 2025.
Principe général : toutes les TVA ne sont pas récupérables
La récupération de TVA sur les frais professionnels est soumise à des règles strictes définies aux articles 206 et 207 de l'annexe II du CGI. La règle générale est que la TVA est récupérable si la dépense est affectée à une activité soumise à TVA, si la facture est établie au nom de l'entreprise assujettie, et si la dépense n'entre pas dans une catégorie d'exclusion spécifique prévue par le Code général des impôts. Certaines dépenses sont totalement exclues du droit à déduction (dépenses de réception pour des non-professionnels), d'autres sont partiellement récupérables (carburant selon le type de véhicule et le carburant utilisé), et d'autres encore sont intégralement récupérables sous conditions formelles (locations de véhicules utilitaires).
Hébergement et restauration : règles spécifiques
Les nuitées d'hôtel payées pour des salariés en déplacement professionnel ouvrent droit à récupération de TVA sur la partie hébergement (hors petit-déjeuner qui suit les règles de restauration). La TVA sur les repas au restaurant est récupérable uniquement pour les salariés, jamais pour les dirigeants de société (gérants majoritaires, présidents) en raison de l'exclusion expressément prévue par le CGI. Les frais de réception et les invitations de clients non professionnels sont également exclus du droit à déduction de TVA. La TVA sur les repas pris dans des distributeurs automatiques ou des boulangeries est récupérable si le ticket de caisse mentionne le taux de TVA appliqué.
Carburant : un régime progressif selon le type de véhicule
La récupération de TVA sur le carburant des notes de frais dépend du type de véhicule et du carburant utilisé. Pour les véhicules de tourisme (VP), la TVA sur l'essence est non récupérable, la TVA sur le gazole est récupérable à 80 %, et la TVA sur le GPL ou GNV est récupérable à 100 %. Pour les véhicules utilitaires (VU), la TVA sur tous les carburants est récupérable à 100 %. Depuis 2023, une convergence progressive des règles est appliquée pour les VP diesel et essence. L'électricité utilisée pour recharger un véhicule électrique professionnel bénéficie d'un droit à déduction total lorsque la facture est établie au nom de l'entreprise assujettie.
Transport : billets, péages et location de véhicules
La TVA sur les billets de train SNCF est de 10 % et est intégralement récupérable pour les déplacements professionnels, à condition que le billet soit au nom de l'entreprise ou accompagné d'une note de frais professionnelle. Les billets d'avion sont soumis à 0 % de TVA sur les vols internationaux et à 10 % sur les vols intérieurs ; la TVA est récupérable dans les deux cas sous conditions de forme. Les péages autoroutiers supportent une TVA de 20 % intégralement récupérable sur justificatif de la société exploitante. La location de véhicules utilitaires ouvre droit à récupération totale de la TVA ; la location de véhicules de tourisme est en revanche exclue du droit à déduction.
Conditions formelles pour récupérer la TVA
Pour exercer le droit à déduction de TVA sur les notes de frais, la facture ou le justificatif doit obligatoirement mentionner : le nom et l'adresse de l'acheteur (l'entreprise assujettie), le numéro SIRET ou l'identification TVA intracommunautaire, le montant HT, le taux de TVA applicable et le montant de TVA correspondant. Un ticket de caisse sans ces mentions légales ne permet pas la récupération de TVA, même si la dépense professionnelle est réelle et justifiée. En 2025, avec la généralisation progressive des e-factures Factur-X, la récupération de TVA devient plus précise car les données structurées contiennent systématiquement toutes les informations requises. L'entreprise doit consigner la TVA récupérable dans sa déclaration de TVA (CA3 mensuelle ou CA12 annuelle) dans les délais légaux.
« I. - 1. La taxe sur la valeur ajoutée qui a grevé les éléments du prix d'une opération imposable est déductible de la taxe sur la valeur ajoutée applicable à cette opération. 2. Le droit à déduction prend naissance lorsque la taxe déductible devient exigible chez le redevable.»
« Dans la mesure où les biens et les services sont utilisés pour les besoins de leurs opérations imposables, et à la condition que ces opérations ouvrent droit à déduction, la taxe dont les redevables peuvent opérer la déduction est, selon le cas : a) Celle qui figure sur les factures établies conformément aux dispositions de l'article 289 et si la taxe pouvait légalement figurer sur lesdites factures.»
« Il s'agit de véhicules de toute nature conçus pour transporter des personnes ou à usages mixtes. L'exclusion est déterminée sur la base d'un critère de conception, indépendamment de l'usage effectif du véhicule.»
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Conseils pratiques
- Demandez systématiquement une facture au nom de votre société pour les hôtels et restaurants : le ticket de caisse seul ne permet pas la récupération de TVA.
- Tenez un tableau de bord TVA séparé pour les notes de frais : carburant VP (80 % gazole), restauration salariés (oui), hébergement (oui), réceptions clients (non).
- En cas de doute sur la récupérabilité d'une TVA, consultez le bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) ou votre expert-comptable avant de déduire.
Téléchargez notre tableau de bord TVA récupérable par catégorie de frais
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