Note de frais kilométrique : calcul et modèle 2025

Le barème kilométrique 2025, publié par arrêté ministériel et disponible sur le BOFiP, s'applique aux voitures, motos, cyclomoteurs et depuis 2022 aux vélos à assistance électrique. Pour une voiture de 5 CV fiscaux, le taux est de 0,548 €/km jusqu'à 5 000 km, de 0,309 €/km de 5 001 à 20 000 km, et de 0,364 €/km au-delà. Ces montants intègrent l'amortissement du véhicule, les frais d'assurance, les pneus, l'entretien et le carburant : le salarié n'a pas à produire de factures de carburant. Pour les véhicules électriques utilisés à des fins professionnelles, une majoration de 20 % est appliquée au barème standard depuis 2023, reconduite en 2025.

Le calcul des indemnités kilométriques s'effectue en multipliant le nombre de kilomètres professionnels parcourus par le taux correspondant à la puissance fiscale et à la tranche kilométrique annuelle. La puissance fiscale figure sur la carte grise du véhicule (chevaux fiscaux, abrégé CV). Le kilométrage retenu est celui du trajet le plus court entre le lieu de travail habituel ou le domicile et le lieu de la mission professionnelle, sauf justification d'un itinéraire différent (chantier accessible uniquement par un détour, embouteillages documentés). Les trajets domicile-lieu de travail habituel ne sont généralement pas remboursables via les indemnités kilométriques, sauf exception liée à l'éloignement du domicile pour raison professionnelle.

Contrairement aux autres frais professionnels, les indemnités kilométriques ne nécessitent pas de facture de carburant : le barème fiscal est censé tout couvrir forfaitairement. En revanche, l'entreprise doit conserver un relevé kilométrique précis indiquant la date, l'origine, la destination, l'objet du déplacement professionnel et le nombre de kilomètres effectués. La carte grise du véhicule doit être disponible pour justifier la puissance fiscale retenue dans le calcul du barème. Certains logiciels de notes de frais intègrent une connexion GPS ou une capture de trajet Google Maps qui calcule automatiquement les distances et génère le relevé kilométrique conforme.

L'employeur peut choisir de rembourser les frais de carburant réels plutôt que d'utiliser le barème kilométrique fiscal. Dans ce cas, il doit disposer des factures de carburant et peut récupérer la TVA sur le gazole et les carburants alternatifs (dans certaines limites selon le type de véhicule). Le remboursement au barème kilométrique est plus simple administrativement et couvre mieux les salariés possédant des véhicules récents ou dont les coûts d'entretien sont élevés. Les deux méthodes de remboursement sont exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème fiscal ; tout dépassement doit être justifié par des circonstances exceptionnelles.

Le salarié qui utilise un véhicule de fonction mis à disposition par l'employeur pour des déplacements professionnels ne peut pas percevoir d'indemnités kilométriques supplémentaires, sauf pour les frais de carburant si ceux-ci sont contractuellement à sa charge. Le covoiturage professionnel est en plein développement : lorsqu'un salarié transporte des collègues lors d'un déplacement professionnel, seul le conducteur peut bénéficier du barème IK, et les passagers ne peuvent pas demander de remboursement kilométrique séparé. Les frais de stationnement et de péage engagés lors de déplacements professionnels sont remboursables en supplément des indemnités kilométriques, sur justificatif.