Nouveautés frais professionnels 2026

L'année 2026 s'accompagne d'une revalorisation globale des plafonds de remboursement des frais professionnels exonérés de cotisations sociales, alignée sur l'évolution de l'indice des prix à la consommation publié par l'INSEE. Ces revalorisations annuelles des barèmes URSSAF conditionnent directement l'exonération de charges sociales sur les remboursements de frais professionnels versés aux salariés et dirigeants. Les plafonds de remboursement des repas ont été ajustés : le repas pris en déplacement professionnel est exonéré de cotisations dans la limite de 21,10 € par repas (contre 20,70 € en 2025, soit une hausse de 1,9 %). Le remboursement du repas sur le lieu de travail lorsque le salarié est contraint de prendre son repas sur place passe à 7,40 € contre 7,30 € en 2025. Ces revalorisations annuelles sont publiées chaque année au Journal Officiel par un arrêté ministériel généralement diffusé en décembre de l'année précédente.

Le barème kilométrique 2026 a été revu à la hausse pour tenir compte de l'augmentation du coût d'usage des véhicules thermiques et de l'inclusion progressive des véhicules électriques dans le dispositif. Pour les véhicules thermiques de la première puissance fiscale (jusqu'à 3 CV), le taux pour les 5 000 premiers kilomètres est fixé à 0,529 € par kilomètre, contre 0,523 € en 2025. La majoration de 20 % prévue pour les véhicules électriques depuis 2023 est maintenue, portant le barème à 0,635 € par kilomètre pour les véhicules électriques de même puissance fiscale. Les modalités de déclaration dans la DSN (Déclaration Sociale Nominative) restent inchangées pour les employeurs qui remboursent sur la base du barème.

L'entrée en vigueur progressive de la facturation électronique obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises va transformer profondément la gestion des notes de frais et la récupération de TVA sur dépenses professionnelles. Les factures émises et reçues devront transiter par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou par le portail public de facturation (PPF), avec un format structuré (UBL, CII ou Factur-X). Pour les notes de frais professionnels, les factures reçues par les salariés en déplacement (hôtels, restaurants, transports) seront progressivement disponibles en format structuré, permettant leur intégration directe dans les outils de gestion des notes de frais sans ressaisie manuelle. Les PME et TPE auront jusqu'au 1er septembre 2027 pour se conformer à l'obligation d'émission.

Le cadre fiscal et social du télétravail continue d'évoluer en 2026 avec la consolidation des règles établies depuis la généralisation du travail à distance post-pandémie. L'allocation forfaitaire télétravail reste exonérée de cotisations sociales dans la limite de 10 € par jour de télétravail effectif, sans dépasser 50 € par mois, conformément au plafond URSSAF. Cette exonération s'applique sans justificatif de dépenses réelles, ce qui simplifie la gestion administrative pour les employeurs. En 2026, l'administration fiscale précise que les frais de connexion internet et d'équipement informatique peuvent être remboursés en sus de l'allocation forfaitaire, sous réserve de justificatifs. Plusieurs branches professionnelles ont négocié des accords spécifiques prévoyant des montants de remboursement supérieurs aux minimums légaux.

Une évolution notable du barème kilométrique 2026 concerne les véhicules deux-roues motorisés et les vélos à assistance électrique (VAE) utilisés pour les déplacements professionnels. Les motos et scooters bénéficient d'un barème kilométrique spécifique revalorisé, distinct du barème automobile. Les vélos à assistance électrique (VAE) disposent depuis 2022 d'une indemnité kilométrique de 0,25 € par kilomètre exonérée de cotisations sociales, maintenue en 2026 pour encourager les mobilités douces dans les déplacements professionnels urbains. Cette indemnité VAE est cumulable avec d'autres prises en charge de frais de transport et ne nécessite pas de justificatif kilométrique détaillé, mais requiert que l'usage professionnel soit documenté.

La multiplication des zones à faibles émissions mobilité (ZFE-m) dans les grandes agglomérations françaises a des répercussions directes sur les frais professionnels de déplacement en 2026. Les salariés contraints d'utiliser un véhicule Crit'Air 3 ou plus ancien dans une ZFE peuvent se voir remboursés des frais de transport en commun alternatifs sans que ce remboursement constitue un avantage en nature soumis à cotisations. Les entreprises situées en ZFE peuvent prendre en charge les frais de location de véhicule électrique en courte durée pour leurs salariés en déplacement sans que cela génère de charge sociale supplémentaire, sous réserve que la prise en charge reste proportionnée aux besoins professionnels réels. Cette évolution s'inscrit dans le dispositif fiscal d'accompagnement de la transition écologique.